Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Versión 1.0 · Marzo de 20261. Identificación del Responsable del Tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales recopilados a través de la plataforma Tenantul es una persona natural que opera bajo dicho nombre comercial en el ejercicio de su actividad mercantil, de conformidad con el artículo 603 del Código de Comercio colombiano.
Tenantul ejerce un rol dual: actúa como Responsable del Tratamiento respecto a los datos de los usuarios del sistema (dueños y staff de restaurantes) y del comercio aliado; y como Encargado del Tratamiento respecto a los datos de comensales y homenajeados, en nombre del restaurante que funge como Responsable frente a esas personas.
| Nombre comercial | Tenantul |
| Representado por | Americo Arroyo |
| Domicilio | Colombia |
| Correo de contacto | hola@tenantul.com |
| Sitio web | tenantul.com |
2. Marco legal
- Ley 1581 de 2012 — Régimen general de protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013 — Reglamentación parcial de la Ley 1581.
- Decreto 1074 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
- Circular Externa 002 de 2015 de la SIC.
- Circular Externa 002 de 2024 de la SIC — Lineamientos sobre el Tratamiento de Datos Personales en Sistemas de Inteligencia Artificial (aplicable al agente Tenta).
3. Definiciones
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre los datos y su finalidad.
- Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que trata datos por cuenta del Responsable (p. ej., Railway, Anthropic).
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso puede generar discriminación.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Habeas Data: derecho constitucional a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los propios datos.
4. Datos personales que tratamos
| Tipo de titular | Datos recopilados | Finalidad principal |
|---|---|---|
| Usuarios del sistema (dueños y staff) | Nombre, apellido, correo electrónico, contraseña, rol, restaurante al que pertenece, fechas de registro y actualización. | Autenticación, control de acceso, gestión de personal, auditoría de acciones. |
| Comercio aliado (Restaurante) | Tipo y número de identificación fiscal (NIT/CC/CE), nombre o razón social, número de cuenta bancaria, tipo de cuenta, banco, domicilio legal. | Ejecución de la dispersión de anticipos vía Wompi; diligenciamiento del contrato de mandato; cumplimiento de obligaciones contractuales y tributarias. |
| Representante legal del comercio aliado | Nombre completo, número de cédula de ciudadanía y cargo que ocupa en la empresa. | Diligenciar y firmar el Contrato de Mandato para recaudo y dispersión de anticipos, y registrar la declaración jurada de que quien firma es el representante legal con facultad para obligar al restaurante. El número de cédula se almacena cifrado. Puede no coincidir con el titular de la cuenta bancaria: son datos distintos y se capturan por separado. |
| Constancia de firma electrónica | Dirección IP desde la que se firmó, correo electrónico al que se envió el código de verificación, fecha y hora de la firma, e identificador único de la operación. | Dotar a la firma electrónica de validez y fuerza probatoria conforme a la Ley 527 de 1999. Estos datos son la evidencia de quién firmó, qué firmó y cuándo, por lo que no se anonimizan mientras la constancia deba poder probarlo. |
| Comensales | Nombre, número de teléfono, fecha de cumpleaños (opcional), historial de reservas en el restaurante con el que interactuaron. | Gestión de reservas, personalización de la experiencia, fidelización. Los datos son visibles únicamente para el restaurante con el cual interactuaron. |
| Homenajeados | Nombre, relación con el comensal, fecha de cumpleaños (opcional), historial de ocasiones celebradas. | Personalización de reservas especiales y sugerencia de paquetes de eventos. |
Nota: Tenantul no recopila ni procesa datos de tarjetas de crédito, débito u otros instrumentos de pago de los comensales. Los datos bancarios del restaurante se almacenan cifrados y se comparten exclusivamente con Wompi para la ejecución de pagos programados.
5. Finalidades del tratamiento
5.1 Usuarios del sistema (dueños y staff)
- Autenticar el acceso a la plataforma Tenantul.
- Gestionar permisos según el rol asignado a cada usuario.
- Permitir al propietario administrar su equipo de trabajo.
- Enviar notificaciones operativas (confirmación de cuenta, restablecimiento de contraseña).
- Mantener trazabilidad de acciones para auditoría y resolución de disputas.
5.2 Comercio aliado (Restaurante)
- Registrar la información fiscal y bancaria para habilitar la dispersión de anticipos hacia el comercio aliado, y los datos del representante legal para diligenciar y firmar el contrato de mandato que hace legal ese recaudo.
- Transmitir a Wompi los datos del beneficiario necesarios para ejecutar cada pago.
- Conservar el registro de pagos para efectos de auditoría, conciliación y resolución de disputas.
5.3 Comensales
- Crear y gestionar reservas de forma manual o a través del agente Tenta.
- Identificar comensales frecuentes para personalizar su experiencia.
- Registrar el historial de reservas y ocasiones celebradas para la fidelización del restaurante.
- Facilitar la búsqueda de comensales registrados por número de teléfono.
5.4 Homenajeados
- Asociar a la persona festejada con una reserva específica para ofrecer decoraciones y paquetes personalizados.
- Registrar el historial de celebraciones para que el restaurante recuerde ocasiones futuras.
6. Base legal del tratamiento
- Consentimiento (Art. 9, Ley 1581): Los datos de comensales y homenajeados son ingresados por el restaurante, que es responsable de obtener la autorización del comensal en el punto de contacto.
- Ejecución de un contrato (Art. 10, Ley 1581): Los datos de usuarios del sistema y del comercio aliado se tratan para ejecutar el contrato de suscripción entre el restaurante y Tenantul.
- Obligación legal: El registro de transacciones y logs de auditoría se conserva para dar cumplimiento a obligaciones legales en materia contable, tributaria y de resolución de disputas.
7. Proveedores de servicios y flujo de datos personales
| Tercero | Rol | Datos compartidos | Ubicación |
|---|---|---|---|
| Proveedor de infraestructura en la nube | Encargado — alojamiento y almacenamiento | Todos los datos almacenados en la base de datos | Estados Unidos |
| Proveedor de almacenamiento de archivos | Encargado — almacenamiento y publicación de imágenes | Logotipo y fotografías que carga el restaurante para su página pública | Estados Unidos |
| Anthropic, PBC | Encargado — motor del agente Tenta (Claude API) | Contenido de conversaciones del agente (sin datos de pago) | Estados Unidos |
| Wompi / Bancolombia | Responsable independiente — procesamiento de pagos | Datos de identificación fiscal y bancaria del restaurante | Colombia |
| Proveedor de correo transaccional | Encargado — envío de correos operativos | Correo electrónico del usuario del sistema | Estados Unidos |
Los proveedores ubicados en el exterior reciben datos en calidad de Encargados del Tratamiento, conforme al artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015, mediante contratos de transmisión que incluyen las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del mismo Decreto.
8. Retención y supresión de datos
| Categoría de dato | Período de retención | Tratamiento al vencer |
|---|---|---|
| Datos de perfil de usuario del sistema | Duración del contrato + 1 año | Eliminación definitiva o anonimización |
| Datos bancarios y fiscales del restaurante | Duración del contrato + 5 años | Eliminación definitiva; registro de pagos anonimizado |
| Datos del representante legal y constancias de firma del contrato de mandato | Duración del contrato + 5 años | Eliminación definitiva al vencer. No se anonimizan antes: una constancia sin la identidad del firmante, la fecha y la IP deja de probar qué se firmó, que es su única razón de existir. |
| Datos de comensal y homenajeado | 5 años desde la última reserva | Anonimización de datos identificables; registro transaccional anónimo conservado |
| Registros transaccionales y logs de auditoría | 5 años | Anonimización o eliminación según política vigente |
| Conversaciones del agente Tenta | 5 años | Anonimización de datos de identificación personal; registro transaccional anónimo conservado |
9. Derechos de los titulares (ARCOP)
En virtud del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene los siguientes derechos:
- Acceso: conocer los datos personales que Tenantul trata sobre usted y obtener una copia.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Cancelación / Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista obligación legal o contractual de conservarlos.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para finalidades específicas.
- Revocación: revocar la autorización otorgada para el tratamiento, siempre que no exista una obligación legal o contractual que lo impida.
Tenantul responderá dentro de los plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012: 10 días hábiles para consultas; 15 días hábiles para reclamos.
10. Mecanismo para ejercer sus derechos
Envía tu solicitud a:
- Correo: hola@tenantul.com
- Asunto: "Solicitud de derechos ARCOP — [su nombre]"
La solicitud debe incluir: nombre completo, número de identificación y descripción clara del derecho que desea ejercer.
11. Seguridad de la información
- Cifrado de comunicaciones: todas las transmisiones se realizan sobre canales seguros cifrados.
- Cifrado de almacenamiento: los datos en reposo se almacenan cifrados en la infraestructura de nube.
- Control de acceso: ningún usuario puede acceder a información de un restaurante distinto al suyo.
- Protección de credenciales: las contraseñas nunca se almacenan en texto plano.
- Datos bancarios: la información financiera del comercio aliado se almacena cifrada y se comparte exclusivamente con Wompi.
12. Datos de menores de edad
Tenantul no recopila intencionalmente datos de menores de dieciocho (18) años como titulares directos del servicio. En el caso de Homenajeados, el responsable de proporcionar los datos de un menor es el comensal adulto que realiza la reserva.
13. Agente de inteligencia artificial (Tenta)
- Las conversaciones entre el comensal y Tenta son registradas y almacenadas por Tenantul para fines de auditoría y respaldo ante disputas.
- El contenido puede ser procesado por la API de Anthropic (Claude) para generar las respuestas del agente. Anthropic no utiliza estas conversaciones para entrenar sus modelos.
- Tenta trata únicamente información relevante para la reserva. No recopila datos bancarios ni documentos de identidad.
- Para mayor detalle, consulta la Política de IA.
14. Cookies y tecnologías de rastreo
Tenantul utiliza cookies técnicas estrictamente necesarias para el funcionamiento del servicio. No se utilizan cookies de rastreo publicitario ni se comparten datos de navegación con redes de publicidad. Las cookies de sesión se eliminan automáticamente al cerrar sesión o al expirar la sesión activa.
Para medir el uso del servicio, Tenantul registra de forma anónima las visitas a la página de cada restaurante y las aperturas del chat de Tenta, indicando únicamente desde qué botón o sección se abrió el chat. Estos registros no incluyen cookies, dirección IP, datos del navegador, identificadores del visitante ni ningún otro dato que permita asociarlos a una persona, y su hora se guarda redondeada a la hora; por lo tanto, no constituyen datos personales en los términos de la Ley 1581 de 2012. Para no contar dos veces la misma visita, el navegador guarda una marca temporal sin datos personales, que se borra al cerrar la pestaña.
15. Cambios a esta Política
Cuando los cambios sean sustanciales, se notificará a los titulares con un mínimo de quince (15) días calendario de antelación a través del correo electrónico registrado. La versión vigente siempre estará disponible en tenantul.com/legal/privacy.
16. Autoridad de control
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 en Colombia.
- Sitio web: www.sic.gov.co
- Línea de atención: 601 592 0400
- Correo: contactenos@sic.gov.co